Negli ultimi anni è aumentata sempre più la consapevolezza nell’aziende che molti processi possono essere migliorati grazie alla gestione digitale della documentazione che accompagna la normale attività quotidiana. Questa capacità di efficientare i processi risponde alla necessità aziendale di migliorare le performance e ridurre i costi, ma anche alla necessità “globale” di affrontare la crescita con un atteggiamento più responsabile, secondo quello che viene indicato da più parti come “ICT Sostenibile” e che Gartner definisce GREEN.IT.

L’approccio GREEN si declina in più temi, che vanno dall’efficientamento dei processi, alla riduzione dell’utilizzo della carta, dell’energia alla tecnologia alla ricerca di forme più efficienti di produzione delle energia o alla diffusione della cultura “sostenibile” ed al trasferimento di competenze e tecnologia. Nei prossimi post vorrei approfondire i temi legati all’ECM, che viene indicata da Gartner come una delle chiavi dell ICT sostenibile e sul sito dell’ AIIM,e Association for Information and Image Management ( http://www.aiim.org) si legge, non senza un po’ di enfasi, “If the U.S. cut its office paper use by roughly 10 percent, or 540,000 tons, greenhouse gas emissions would fall by 1.6 million tons — equivalent to taking 280,000 cars off the road for a year,” notes AIIM President John F. Mancini.

Enterprise Content Management, ECM ma anche BPM e BPR

Molti di questi aspetti sono strettamente collegati, se si pensa che la de-materializzazione dei documenti permette una maggiore efficienza dei processi e si traduce in minor tempo per l’elaborazione di un iter lavorativo, riduzione dell’effort logistico indotto dal trasferimento materiale della carta, nonché la riduzione per la conservazione dei grandi archivi cartacei.
Banche ed Assicurazioni, per fare un esempuio, sono tenute a rispettare diversi obblighi di legge e misurano l’impiego di spazio in diversi chilometri lineari di archivi cartacei, con costi alti di infrastruttura (spazio utilizzabile, impianti per la conservazione come aria condizionata) e costi di personale (addetti, sicurezza ecc.) a fronte di una percentuale bassissima di utilizzo di tali documenti, alcune ricerche parlano di percentuali vicine all’uno per cento.

Ma cosa si intende per ECM?

Dalla Gestione Documentale all’Enterprise Content Management

Si tratta di un problema complesso e di forte impatto sulle aziende, essendo molto più che una semplice gestione di documenti, perché ormai da tempo si è superata la visione un troppo semplificata dei primi anni del document management. Si pensi che, mediamente, in strutture organizzative più o meno complesse l’insieme delle informazioni gestite è costituita per il 20% da dati strutturati e per l’80% da documenti di diversa natura, riconducibili all’insieme dei dati non strutturati.

I processi operativi utilizzano principalmente questo secondo insieme per lo scambio di informazioni tra le diverse unità che costituiscono la struttura, aumentando di fatto il peso con cui tale la tipologia di informazioni incide sull’efficienza dei processi.

Tanto più questi documenti circolano in formato non digitale, tanto più l’overhead, indotto dalla gestione fisica dei supporti, produce un aumento dei costi ed il rallentamento dell’iter lavorativo. Ci si trova di fronte a problemi di diversa natura quali, per esempio, quelli legati:

• Allo spostamento dei documenti in sedi geograficamente remote o meno
• Alla conservazione dei materiali
• Alla fruibilità del documento originale
• Alla difficoltà di raccogliere statistiche e definire metriche per la misurazione delle performance

L’ esigenza di rendere più efficiente la struttura operativa, sempre all’attenzione del management aziendale, è diventata in questo momento una priorità anche per le strutture che tradizionalmente avevano sempre avuto meno problemi di investimento, quali banche ed assicurazioni.